Modul 3
strukturiert und systematisch Zusammenarbeiten

Unsere Qualitätskriterien bieten Ihnen für die Kooperation mit der gemeinschaftlichen Selbsthilfe eine Orientierung, in welchen Bereichen und zu welchen Fragestellungen zusammengearbeitet werden kann.

Die Umsetzung der Qualitätskriterien in Ziele und Maßnahmen ist von Einrichtung zu Einrichtung unterschiedlich und hängt maßgeblich von den jeweiligen Voraussetzungen seitens der Gesundheitseinrichtung und der kooperierenden Selbsthilfe ab. Dabei spielen Standortfaktoren, individuelle Ressourcen oder auch vorhandene professionelle Strukturen der Selbsthilfeunterstützung vor Ort eine Rolle.

Ziel des Qualitätszirkels
Die Frage: „Was wollen wir mit einem bestimmten Qualitätskriterium in unserem Haus erreichen und auf welche Weise gelingt dies?“, kann sehr gut nach der Methode der Qualitätszirkel bearbeitet werden. Die Qualitätszirkelarbeit fördert durch ihr klares, transparentes und strukturiertes Vorgehen die Qualität einer Kooperation zwischen Gesundheitseinrichtung und Selbsthilfe und stellt sie zugleich immer wieder auf den Prüfstand. Das Ziel ist, bisherige gute Ansätze zu verstetigen und die Kooperation auf der Grundlage der Qualitätskriterien zur Selbsthilfefreundlichkeit zu optimieren. So kann vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickelt und eine für alle Seiten gelingende Kooperation gestaltet werden.

Zusammensetzung des Qualitätszirkels
Wichtige Voraussetzung für eine gelingende Zusammenarbeit ist die Beteiligung aller relevanten Vertreterinnen und Vertreter der Gesundheitseinrichtung und der Selbsthilfe. Die Zusammenarbeit im Qualitätszirkel ist freiwillig und partnerschaftlich ausgerichtet. Für eine zügige Bearbeitung der Qualitätskriterien ist es wichtig, dass alle Beteiligten persönlich und verbindlich mitarbeiten. Nur so lässt sich eine verlässliche Kooperationsbeziehung entwickeln.

Es gilt das Arbeitsprinzip: alle Beteiligten an einen Tisch, damit eine gleichwertige Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich wird.

Für die Gesundheitseinrichtung schlägt der Steuerkreis geeignete Personen vor.

Zur Besetzung des Qualitätszirkels mit Vertreterinnen und Vertretern aus der Selbsthilfe stimmt sich die oder der Selbsthilfebeauftragte mit der Selbsthilfekontaktstelle ab, welche Gruppen für eine Mitarbeit angesprochen werden können. Neben bereits kooperierenden Gruppen sollten auch neue Selbsthilfegruppen eingeladen werden. Außerdem kann überlegt werden, ob auch indikationsfremde Gruppen zum Beispiel aus der Suchtselbsthilfe, Angehörigengruppen oder zu seltenen Erkrankungen angesprochen werden sollen, um die Vielfalt der Selbsthilfe abzubilden. Erfahrungsgemäß sind gerade diese Gruppen eine große Bereicherung für Kooperationsprojekte: sie öffnen den Blick für weitere relevante Bereiche der Selbsthilfe und ermöglichent ergänzende Perspektiven in der Zusammenarbeit.

Eine Liste mit den Kontaktdaten der Mitwirkenden am Qualitätszirkel erleichtert die Kommunikation untereinander.

Bitte beachten Sie bei jeglicher Korrespondenz den Datenschutz. Viele Selbsthilfegruppen verfügen über keine offiziellen Kontaktdaten. Stattdessen stellen die Gruppenvertreterinnen und Vertreter ihre persönlichen Daten zur Verfügung. E-Mails an mehrere Empfänger sollte daher zum Beispiel immer im BCC versendet werden. Besprechen Sie gemeinsam im ersten Qualitätszirkel, wie öffentlich die angegeben Kontaktdaten sind und für welche Zwecke sie verwendet werden dürfen.

Ablauf eines Qualitätszirkels

Die oder der Selbsthilfebeauftragte lädt zum Qualitätszirkel ein. Er sollte von einem in der Moderationstechnik erfahrenen Mitglied des Steuerkreises moderiert werden. Dies kann der oder die Selbsthilfebeauftragte aber auch eine andere geeignete Person sein. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass alle Beteiligten als Experten der Praxis an der Erarbeitung adäquater Maßnahmen mitwirken.

Die Ergebnisse der Qualitätszirkel werden in einem Ergebnisprotokoll festgehalten, das in der Regel von einem Mitwirkenden aus der Gesundheitseinrichtung verfasst wird. Das Protokoll ist im Nachgang mit den Beteiligten, in Absprache zumindest mit der Selbsthilfekontaktstelle abzustimmen.

Der Steuerkreis organisiert und kontrolliert den Fortgang der praktischen Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Die kooperierenden Selbsthilfegruppen und die Selbsthilfekontaktstelle gestalten diese mit der notwendigen Zuarbeit mit.

Nach einer Erprobungsphase bewertet der Qualitätszirkel, ob und in wieweit die erarbeiteten Maßnahmen die Qualitätskriterien zur Selbsthilfefreundlichkeit strukturiert und systematisch umsetzen.

 

Herangehensweise

Folgende Schritte werden notwendig:

Qualitätszirkel einrichten

Die Gesundheitseinrichtung hat einen Qualitätszirkel eingerichtet, der in den Räumen der Gesundheitseinrichtung stattfindet.
Handreichung 1: Einführung Qualitätszirkel (.pdf)

Der Qualitätszirkel wird von der oder dem Selbsthilfebeauftragten oder einem anderen Mitglied des Steuerkreises einberufen und moderiert.

Der Qualitätszirkel setzt sich zusammen aus Vertreterinnen und Vertretern der mit der Gesundheitseinrichtung bereits kooperierenden oder für die Kooperation zusätzlich angesprochenen Selbsthilfegruppen zu verschiedenen Indikationsgebieten, einer Vertretung der örtlichen Selbsthilfekontaktstelle, der oder dem Selbsthilfebeauftragten und aus weiteren Mitgliedern des Steuerkreises.

Der Moderator ist in Methoden der Moderation und zur Arbeitsweise eines Qualitätszirkels geschult und erfahren.

Für die Mitwirkung im Qualitätszirkel werden alle Beteiligten in die Arbeitsweise eines Qualitätszirkels eingeführt. Es erleichtert die Bearbeitung der Qualitätskriterien, wenn die Mitwirkenden einen Überblick über die Gesundheitseinrichtung erhalten und eine Information, zu welchen konkreten Momenten der Patientenversorgung die gemeinschaftliche Selbsthilfe eine Rolle spielen kann.
Beispiel: Qualitätszirkelarbeit im Krankenhaus Bielefeld (.pdf)
Beispiel: Klinikum Bielefeld – wer, wie, wann informiert Selbsthilfegruppen (.pdf)

An den vereinbarten Treffen des Qualitätszirkels nehmen alle Beteiligten verbindlich teil.

Ziele und Maßnahmen gemeinsam erarbeiten

Der Qualitätszirkel erarbeitet auf der Grundlage der Qualitätskriterien zur Selbsthilfefreundlichkeit Ziele und Maßnahmen, die für alle relevanten Bereiche der Gesundheitseinrichtung verbindlich sind und auf systematische Weise umgesetzt werden können.
Beispiel: Bearbeitungskontrolle Qualitätszirkel (.pdf)
Vorlage: Vorlage Bearbeitungskontrolle als .dotx (word-Formular zum Ausfüllen)

Ergebnisse protokollieren

Die Ergebnisse der Qualitätszirkelarbeit sind dokumentiert und die Protokolle allen Mitwirkenden zur Verfügung gestellt.
Handreichung 2: Einführung Ergebnisprotokoll Qualitätszirkel (.pdf)
Vorlage: Ergebnisprotokoll 

Maßnahmen umsetzen

Der Steuerkreis gibt an den Qualitätszirkel in regelmäßigen Abständen eine Rückmeldung zum Stand der Umsetzung.

Der Selbsthilfebeauftragte und der Steuerkreis unterstützen aktiv, jeweils in ihrem Zuständigkeitsbereich, die Umsetzung der erarbeiteten Ziele und Maßnahmen.

regelmäßige Überprüfung

Der Qualitätszirkel überprüft jährlich – erstmalig nach einer vereinbarten Frist am Ende des Einführungsprozesses – den Grad der Umsetzung der Maßnahmen in Bezug auf die Zielerreichung (s. Modul 5 – Nachhaltigkeit sichern).